AI e segreteria: la partnership che trasforma la Sanità.

Come l’Intelligenza Conversazionale rivoluziona il centralino di studi medici e cliniche, eliminando lo stress e potenziando il personale.

Sappiamo che l’introduzione dell’Intelligenza Artificiale (AI) in ufficio genera timori sulla “sostituzione” del lavoro umano. Timore particolarmente sentito dal personale amministrativo.

Noi di Icarus Technology vogliamo chiarire un concetto fondamentale: l’AI non è qui per sostituire il personale amministrativo, ma per potenziarlo. L’obiettivo è trasformare il ruolo della segreteria, elevandolo da un compito logistico stressante a un centro di eccellenza nell’accoglienza.

L’AI gestisce la routine, gli umani gestiscono le relazioni.

Limiti e problematiche del centralino tradizionale.

Analizzando i dati e le informazioni ottenute dai vari player del sistema sanitario è sorta una evidenza: Le difficoltà operative, la gestione del flusso di chiamate, l’impossibilità di tracciabilità delle richieste ottenute, inficiano in maniera sostanziale sul lavoro medico svolto.

• elevato tasso di chiamate perse: i centralini tradizionali registrano un tasso di abbandono (clienti che riattaccano) tra il 5% e il 10% (dati ricavati da analisi del mercato Customer Service). Questo significa perdere un potenziale paziente su dieci che non riesce a prenotare, compromettendo sia le entrate che la reputazione.
• carico di lavoro inutile: si stima che circa il 60-80% delle richieste che arrivano siano domande di Livello 1: richieste semplici, ripetitive o facilmente automatizzabili (orari, indirizzo, istruzioni pre-visita).
• costi e stress: il continuo flusso di interruzioni genera stress e burnout nel personale, che è costretto a lavorare in modo frammentato e meno produttivo.
• copertura: il team umano, pur essendo essenziale, non può garantire una copertura 24/7 e una risposta immediata a tutte le chiamate, specialmente quando è impegnato nell’accoglienza dei pazienti in studio.

La soluzione: JenniAI come partner strategico

JenniAI è il nostro agente di Intelligenza Conversazionale progettato per integrarsi perfettamente con la segreteria, creando un team altamente performante.

La partnership si manifesta in due modalità flessibili:

1. L’AI che supporta la tua segreteria per risondere a tutte le chiamate.

JenniAI funge da assistente per l’overflow e la copertura fuori orario. Il personale umano mantiene il ruolo primario di risposta, ma se:

• la linea è occupata (durante le ore di punta).
• nessuno risponde (personale impegnato in studio o in pausa).
• la chiamata arriva fuori orario (la sera o nel fine settimana).

In questi casi, la chiamata viene automaticamente deviata a JenniAI. L’AI intercetta la richiesta, la gestisce con una voce naturale e personalizzabile (per un’esperienza professionale) e elimina il 100% delle chiamate perse.

2. Segreteria automatizzata, tempo umano recuperato

JenniAI può anche gestire completamente tutti i compiti di routine delle segreterie:

• prenotazioni e agenda: l’AI gestisce la prenotazione, riprogrammazione e annullamento degli appuntamenti, integrandosi direttamente con l’agenda della clinica.
• gestione ricette e impegnative: automatizza la presa in carico delle richieste di ricette elettroniche, raccogliendo dati essenziali per il medico.
• informazioni: fornisce risposte immediate e precise al 80% delle richieste informative di Livello 1, liberando il personale dal telefono.

L’AI che semplifica il lavoro e valorizza le persone.

La vera vittoria di questa partnership è il miglioramento delle condizioni lavorative per il personale e il valore aggiunto per il paziente:

• benessere del personale: eliminando il flusso continuo di richieste ripetitive, si riducono drasticamente lo stress e il burnout del team amministrativo. Il personale non è più oberato e può concentrarsi.
• accoglienza di eccellenza: il personale, libero dal telefono, può dedicarsi all’accoglienza fisica dei pazienti in studio, all’assistenza per pratiche complesse e alla risoluzione di problemi che richiedono empatia e giudizio umano.
• ottimizzazione economica: ridurre il carico telefonico e automatizzare i processi trasforma un costo logistico stressante in una gestione strategica ed efficiente.

L’AI gestisce la logistica, lasciando l’umanità dove conta davvero: nella cura e nella relazione diretta con il paziente.

Il Futuro della segreteria: chiedi una demo

Scegliendo la partnership strategica offerta da Icarus Technology, si sceglie una gestione impeccabile che non sacrifica l’umano, ma lo esalta.

Contattaci oggi e richiedi la tua demo gratuita su www.icarustechnology.it.

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